Déclarer sa course en préfecture, à partir du parcours

Que doit montrer la carte d'une course au préfet, et au coureur ?

La carte du dossier doit montrer, distance par distance, le tracé sur les voies empruntées, les points de rassemblement ou de contrôle et l'heure à laquelle les coureurs y passent. Le coureur cherche les mêmes points sur la page d'inscription, sans la liste des voies.

L'article A331-2 du code du sport, dans sa rédaction issue de l'arrêté du 24 novembre 2017, fixe le contenu de tout dossier de déclaration. Son 4° demande :

Trois mots comptent pour l'organisateur. « Chaque parcours » : un trail en 12, 25 et 45 km fournit trois itinéraires. « Liste de ces voies » : le plan ne suffit pas, il faut aussi les noms. « Plage horaire » : une heure de passage du premier et une du dernier, pas une heure unique.

Le cerfa n° 15824*03, celui des courses hors cyclisme avec classement ou chronométrage, précise ce que le plan porte : les points de contrôle, la plage horaire « ainsi que la localisation des emplacements des signaleurs par carrefour (Il y aura autant de pictogrammes que de signaleurs prévus) ». Son tableau des pièces ajoute un plan « à l'échelle adaptée » qui précise « le positionnement des signaleurs, des secours, des passages délicats et les éventuelles déviations ».

Côté coureur, le constat est plus maigre. Sur 235 sites de courses relevés par La Trace le 28 septembre 2026, 137 n'affichent aucune carte interactive détectée, et 36 n'ont qu'un PDF ou une image comme support. C'est un relevé HTML sans navigateur, donc un plafond. Le dossier, lui, est toujours fait. Il manque le pont.

Qui déclare, à qui, et dans quel délai ?

L'organisateur déclare sur declaration-manifestations.gouv.fr, auprès du maire si la course reste sur une commune, du préfet si elle traverse plusieurs communes d'un département, et du préfet de chaque département traversé sinon. La préfecture de l'Eure précise que les dossiers envoyés par courrier ou par mail sont retournés.

Le formulaire suit la même ligne de partage : cerfa n° 15824*03 pour une course hors cyclisme avec classement ou chronométrage, cerfa n° 15825*02 pour une randonnée hors cyclisme sans classement. Les deux se remplissent directement sur la plateforme.

Une marche sans classement, sans chronométrage ni horaire fixé à l'avance, de 1 à 100 participants, n'est pas soumise à déclaration. Au-delà, ou dès qu'il y a un chrono, elle l'est.

L'article A331-5 ajoute une date à ne pas manquer : l'autorité délivre le récépissé « lorsque le dossier transmis est complet au plus tard trois semaines avant la date de la manifestation ». Un dossier déposé à l'heure mais complété trop tard reste un dossier incomplet.

Comment préparer le tracé pour le dossier (GPX, voies, plage horaire) ?

Un tracé prêt pour le dossier est un GPX par distance, calé sur les voies réellement empruntées, avec ses points typés et une heure de passage estimée à chaque point de contrôle. Préparé dans cet ordre, il sert ensuite tel quel à la carte publique.

La plateforme publie dans son aide « Carto » un exemple de fichier GPX : une trace, puis quatre points nommés « Ravitaillement », « Signaleur (avec permis) », « Secours » et « POI Générique ». Dans cet exemple, chacun porte une balise <sym> : 3 pour le ravitaillement, 5 pour le signaleur, 2 pour les secours, 301 pour le point générique, avec <type>WPT</type>. La page ne publie pas de table de correspondance entre ces valeurs et les types : elle donne un exemple, pas une norme. Reprendre ces noms et ces valeurs tels quels est le choix le plus prudent.

Un point de ravitaillement, d'après l'exemple de declaration-manifestations.gouv.fr

<wpt lat="45.748694" lon="4.164803">
  <name>Ravitaillement</name>
  <sym>3</sym>
  <type>WPT</type>
</wpt>

1. 1

   Un GPX par distance

   Le tracé officiel, celui du règlement, pas l'enregistrement de la reconnaissance. Le 12 km, le 25 km et le 45 km font trois fichiers, comme ils font trois itinéraires au sens de l'article A331-2.

2. 2

   Caler le tracé sur les voies

   La préfecture de l'Eure indique que la liste des voies est détectée automatiquement par la plateforme. Un tracé qui coupe un virage ou longe une route à dix mètres donne une liste fausse.

3. 3

   Poser les points typés

   Ravitaillements, postes de secours, signaleurs, et les passages délicats en point générique. Un signaleur par carrefour, un pictogramme par signaleur, comme le demande le cerfa.

4. 4

   Calculer la plage horaire

   Heure de passage du premier et du dernier à chaque point de contrôle. La FFA demande les mêmes heures dans sa réglementation running 2024, à tous les points de contrôle, « tous les 15km minimum ».

5. 5

   Garder un seul fichier source

   Chaque correction de tracé repart de ce fichier, pour le dossier comme pour le site. Deux versions qui divergent, c'est une erreur annoncée aux coureurs.

La plage horaire du dernier coureur est aussi la base des barrières horaires : le calcul est détaillé dans notre guide sur la barrière horaire d'un trail. La mesure du parcours et les autorisations de passage sont dans le guide pour tracer le parcours d'un trail.

Comment placer barrières horaires, ravitaillements et secours sur la carte ?

Chaque point se place au kilomètre, avec son type et son heure : le ravitaillement et le poste de secours avec leur plage horaire, la barrière avec son heure limite. Sur la carte du dossier, les signaleurs s'ajoutent, un par carrefour.

Le cerfa n° 15824*03 dit que la localisation des signaleurs se fait carrefour par carrefour, et la préfecture de l'Eure qu'elle s'effectue directement sur la plateforme. Les ravitaillements et les secours n'y sont pas exigés en tant que tels par l'article A331-2, mais le plan détaillé du cerfa demande le positionnement des secours, et un ravitaillement est presque toujours un point de rassemblement. Mettez-les.

Une barrière horaire n'est pas une pièce du dossier préfectoral. C'est une règle de course, que la FFA demande de définir dans sa réglementation running 2024. Elle a sa place sur la carte publique : c'est la première chose que regarde un coureur qui hésite entre deux distances.

Que demande le dossier sur la sécurité, l'assurance et les signaleurs ?

Le dossier demande les dispositions de sécurité, une attestation d'assurance et, pour une course chronométrée qui sollicite la priorité de passage, la liste nominative des signaleurs. Chaque pièce a son article et sa date limite.

La sécurité

L'article A331-2, 6°, demande « les dispositions assurant la sécurité et la protection des participants et des tiers ». Pour une course avec classement ou chronométrage, l'article A331-3, 4°, renvoie aux règles techniques et de sécurité de la fédération délégataire. Ce sont elles qui fixent les secours à prévoir, pas le code du sport.

L'assurance

L'article A331-2, 7°, demande l'attestation d'assurance de l'organisateur ou, à défaut, une déclaration sur l'honneur de la fournir « au plus tard six jours francs avant le début de la manifestation ». Le cerfa précise qu'elle mentionne la date, le lieu, le nom et la nature de la course.

Les signaleurs

L'article A331-3, 7°, demande « la liste des personnes assurant les fonctions de signaleur dans les conditions prévues à l'article R. 411-31 du code de la route. Cette liste comprend le nom, le prénom, la date et le lieu de naissance du signaleur ainsi que le numéro de son permis de conduire. Elle est fournie au plus tard trois semaines avant la date de la manifestation. » L'article A331-39 leur impose un gilet de haute visibilité, l'article A331-40 un piquet mobile modèle K10, « un par signaleur ».

Ces données personnelles restent dans le dossier. Elles n'ont rien à faire sur la carte publique.

Comment publier la carte du dossier pour vendre l'inscription ?

On publie le même GPX, avec les ravitaillements, les secours et les barrières, sans les signaleurs ni la liste des voies. Le fichier travaillé pour le dossier devient la carte de la page d'inscription, collée en une ligne sur le site de la course.

Le dossier sert une instruction administrative. La carte publique sert une décision : s'inscrire ou pas, et sur quelle distance. Les deux lisent le même tracé, pas le même niveau de détail. Voici le survol d'un trail d'exemple autour du pic du Midi d'Ossau, 17,1 km, 1 025 m de dénivelé positif lissé à 5 m, tracé issu d'OpenStreetMap.

Déposez votre propre GPX dans notre outil de survol 3D pour voir le vôtre. Ce que la page d'inscription doit porter, et sur quel support, est détaillé dans le guide sur la carte du parcours d'une course.

La Trace est un éditeur français de cartes interactives touristiques : itinéraires, lieux et hébergements d'un territoire, publiés sur son propre site, à ses couleurs. Plus de 140 000 itinéraires publiés passent déjà par le même moteur que votre course.